Графік роботи в ClientSync: дні, зміни, перерви, вихідні і відпустка

Графік у ClientSync визначає, на який час клієнти можуть записатися самі. Налаштовується він у «Налаштування» → Графік роботи, а вихідні, відпустка і закриті години — у вкладці «Календар».

Горизонт і крок запису

• Горизонт запису — на скільки днів наперед клієнти бачать ваш розклад: 14, 30, 60, 90, 180 або 365 днів. Він обмежує тільки клієнтів: самі ви записуєте на будь-яку дату.
• Крок часу — з яким кроком клієнтам пропонуються початки записів: 10, 15, 30 хвилин або 1 година. Крок 30 — записи о 10:00, 10:30, 11:00; крок 15 — щільніше.

По днях тижня або зміни

По днях тижня — для тих, хто працює в певні дні тижня. Увімкніть перемикач біля дня і задайте години; у кожного дня свої години і свої перерви.

Зміни — для 2/2, 3/1 і подібних циклів. Вкажіть «Робочих днів» і «Вихідних днів» (від 1 до 30), «Дата початку циклу змін» — перший робочий день циклу — і «Робочі години». Далі цикл рахується сам на будь-яку дату.

Перерви

Кнопка Перерва — у кожного дня (або в змінах). Перерв може бути кілька: обід і коротка пауза ввечері. Перерва має бути всередині робочих годин і не займати їх повністю. У перерву клієнт записатися не може — цей час на вітрині просто не показується.

Закрити кілька годин: керування слотами

Треба піти о 15:00 у справах — закрийте тільки ці години. «Календар» → оберіть день → Керування слотами. Відкриється сітка часу: зелене — вільно, червоне — зайнято записом, сіре — закрито, сіре штриховане «Перерва» — перерва з графіка: її не відмітити, змінюється вона в Графік роботи. Відмітьте потрібні години і натисніть Заблокувати. Повернути години — відмітьте закриті і натисніть Повернути в роботу.

Якщо серед відмічених є зайняті записом години, кнопка стане «Скасувати та закрити»: запис скасується з вашою причиною, а клієнт отримає повідомлення.

Вихідний день

«Календар» → оберіть дату → Зробити вихідним. Якщо на цей день уже є записи, ClientSync попросить причину: записи скасуються, клієнти отримають повідомлення з нею. Передумали — на тому ж дні Скасувати вихідний.

Що видно в календарі: записи і завантаженість

Під назвою місяця — перемикач Записи / Завантаженість. У виді «Записи» число в кружечку внизу ліворуч — скільки записів на день (скасовані записи й неявки не рахуються), число в жовтому кружечку вгорі праворуч — скільки клієнтів чекають на віконце. Блідий день — вихідний або відпустка.

Вид «Завантаженість» показує, скільки робочого часу дня вже зайнято: чим густіше день зафарбований, тим менше вільних годин. Рахуються записи і години, які ви закрили в Керування слотами; перерви з графіка, скасування й неявки — ні. На сьогодні рахується лише час, що залишився. Смужки — вільного часу на цей день немає. Минулі дні сірі, вихідні не зафарбовуються. Так одразу видно, куди ще можна поставити клієнта. Обраний вид ClientSync запам'ятовує.

Не плутайте з «Завантаженістю за днями тижня» в аналітиці: там — скільки записів місяця припадає на кожен день тижня.

Відпустка або лікарняний

«Календар» → Відпустка вгорі → вкладка «Оформити»: дата початку і кінця, причина — вона піде клієнтам — і Оформити відпустку. Усі записи в ці дні скасуються, кожен клієнт отримає повідомлення.

Повернулися раніше — вкладка «Скасувати»: дні знову відкриються для запису, але скасовані візити не відновляться.

Запис поза графіком

Клієнти записуються тільки в робочий час. Ви — гнучкіше: на день, неробочий за графіком (вимкнений у «По днях тижня» чи вихідний у циклі змін), можете записати клієнта на будь-яку годину — Записати у картці клієнта чи в «Календарі». У робочий день — у межах ваших годин. На день, який ви зробили вихідним чи який припав на відпустку, записати не вийде нікому.

Часовий пояс

Увесь розклад — у вашому часовому поясі, за замовчуванням це Київ. Працюєте з іншої країни — «Налаштування» → Сповіщення → «Часовий пояс»: оберіть свій і натисніть Зберегти. Якщо пояс телефону не збігається з поясом кабінету, на «Головній» з'явиться плашка з кнопками Залишити і Оновити — друга бере пояс телефону.

Після зміни поясу графік, записи, вихідні і відпустка лишаються на тих самих годинах і датах — тепер за новим поясом.

Клієнт в іншому поясі бачить години за вашим часом, а поруч — свій: над сіткою часу «Години вказано за часом фахівця» з прикладом «10:00 час фахівця → 09:00 ваш час», у підтвердженні запису і в «Мої записи» — його час, у повідомленнях бота — «17:00 (час фахівця) · 16:00 ваш час».

Питання і відповіді