Як перенести базу клієнтів у ClientSync з Excel, Altegio чи Dikidi

Базу клієнтів з Excel, Google Таблиць, Altegio, Dikidi чи іншої програми не треба переписувати вручну: на вкладці «Клієнти» є кнопка З файлу. Завантажуєте таблицю, показуєте, де ім'я і телефон, — і клієнти з'являються у вашій базі. Їм самим нічого не приходить.

Що переноситься

• Ім'я — з однієї колонки або з кількох: ім'я, прізвище і по батькові складаються в одне.
• Телефон — у будь-якому записі: «067 123 45 67», «380671234567», «+38 (067) 123-45-67».
• Нотатка — будь-які інші колонки: коментар, день народження, email, улюблений колір. Кілька колонок складаються в одну нотатку з підписами, наприклад «День народження: 14.03». Нотатки бачите тільки ви.

Де взяти файл

• Своя таблиця в Excel чи Google Таблицях — збережіть як XLSX або CSV. Перший рядок — назви колонок.
• Altegio, Dikidi чи інша програма для запису — знайдіть у ній вивантаження клієнтів в Excel або CSV. Такий файл часто приходить листом на пошту: збережіть його у «Файли» на телефоні, а потім оберіть у ClientSync.
• Контакти Google — експорт у CSV. Якщо в контакту кілька номерів, перший стане номером клієнта, решта — нотаткою.

Старий формат Excel (.xls) застосунок не читає — відкрийте файл і збережіть як XLSX.

Завантажте файл і покажіть колонки

1. «Клієнти» → З файлу → Обрати файл.
2. Застосунок покаже, скільки в файлі рядків і колонок, і сам підбере, де ім'я, прізвище і телефон: поруч із кожною назвою колонки — значення з першого рядка. Перевірте і, якщо треба, оберіть іншу колонку зі списку.
3. «У нотатку» — додайте колонки, які хочете зберегти в картці. Колонки, які ви не обрали, не імпортуються.
4. «Країна для номерів без коду» — країна, у якій ваші клієнти: номер «067…» без «+38» застосунок допише кодом цієї країни. Якщо з іншою країною розпізнається більше номерів, з'явиться підказка з кнопкою Обрати.
5. Натисніть Перевірити.

Перевірка: нових, вже є, пропущено

До імпорту в базу нічого не записується — спершу застосунок показує, що вийде:

• нових — клієнти, яких у вас ще немає;
• вже є — номер уже у вашому списку: другої картки не буде, а нотатку з файлу застосунок додасть до наявної, якщо такої там ще немає;
• пропущено — рядки без імені і без номера, а також повтори.

Під цифрами — чому так: «Повтор номера у файлі — об'єднаємо в одного клієнта», «Номер не розпізнано — збережемо його в нотатку», «Без імені — ім'ям стане номер». Кожен пункт розгортається — видно номери рядків файлу. Нижче — перші картки так, як вони з'являться в «Клієнтах». Усе гаразд — натисніть Імпортувати.

Той самий файл можна завантажити ще раз — клієнти і нотатки не подвояться.

Помилились — скасуйте імпорт

Обрали не ту колонку чи не ту країну — натисніть Скасувати імпорт на екрані «Готово» або пізніше в «Клієнти» → З файлу. Кнопка діє 7 днів. Зникнуть клієнти з цього файлу, з якими ви ще нічого не робили. Залишаться ті, кого ви вже записали, до кого додали чи виправили нотатку або чиє ім'я чи номер змінили. Після скасування завантажте файл знову з правильними колонками.

«Схоже, це та сама людина»

Клієнтка з файлу може згодом сама відкрити ваше посилання і поділитися номером у боті. Тоді в «Клієнтах» буде дві її картки: та, що з файлу, і нова, з Telegram. Самі вони не з'єднуються: номер у файлі ще не означає, що це та сама людина, а ім'я і нік у Telegram вона показує вам сама, коли приходить. Тому застосунок підказує, а вирішуєте ви.

У картки з файлу з'явиться жовта плашка «Схоже, це та сама людина, що й…» з трьома діями:

• Відкрити картку — подивитися другу картку, не шукаючи її в списку;
• Об'єднати — записи і нотатки переходять у картку з Telegram, а картка з файлу зникає. Ім'я, яке було у вашому списку, залишиться нотаткою — пошук за ним знайде клієнтку. Майбутні записи з'являться в її кабінеті, і нагадування прийдуть їй;
• Це різні люди — підказка зникне і більше не з'явиться для цієї пари.

Та сама підказка з'являється в картці клієнта — в обох картках пари. А якщо ви записуєте за номером людину з файлу, яка вже користується ClientSync, запис одразу піде до неї в Telegram, і поруч з карткою з файлу теж з'явиться підказка.

Не виходить самостійно

Унизу екрана імпорту — Звернутися в підтримку: напишіть, з якої програми переходите і що не вдається, — допоможемо перенести базу. Решту клієнтів по одному додає кнопка Додати (див. статтю про клієнтську базу), а ті, хто запишеться за вашим посиланням, з'являться в базі самі.

Питання і відповіді