Як вести клієнтську базу в Telegram: картка клієнта, нотатки і чорний список

Усі, хто записувався до вас через бот, — у вкладці «Клієнти». Нижче — що є в списку і в картці клієнта, як вести нотатки, блокувати і вивантажити базу в Excel.

Звідки береться база

Клієнт записався через бот — картка з'являється сама: ім'я і номер телефону беруться з Telegram. Людина, яка відкрила ваше посилання, але ще не записалася, теж уже у списку — з позначкою «Ще без записів».

Тих, хто дзвонить, додаєте самі: Додати → ім'я, телефон (необов'язково) і, якщо треба, перша нотатка. Коли така людина прийде в бот і поділиться своїм номером, вона з'єднається зі своєю карткою — разом з історією записів і вашими нотатками.

Список клієнтів

• Пошук — за ім'ям або телефоном.
• Фільтри Усі, Без записів, Заблоковані.
• Сортування: «Останній візит» (за останнім проведеним візитом), «Найближчий запис», «За ім'ям А–Я», «Кількість візитів», «Виторг».
• У перших двох сортуваннях під телефоном видно дату — «Останній візит: 10.10» або синім «Найближчий запис: чт, 15.10 · 10:00». Так одразу видно, хто давно не приходив, а хто скоро прийде.
• Праворуч біля кожного клієнта — скільки разів він у вас був і на яку суму. Рахуються тільки проведені візити; якщо були записи в різних валютах, кожна валюта — окремим рядком.

Позначки біля імені:

• Telegram — клієнт користується ботом, йому приходять нагадування про візит.
• Без Telegram — картку завели ви. Нагадувань така людина не отримує, поки не прийде в бот.
• Бан — ви заблокували клієнта.
• Клієнт обмежив доступ — клієнт сам заблокував вас. Записати його вручну не вийде.

Картка клієнта

Торкніться клієнта — відкриється картка. Вгорі дві кнопки: Telegram — написати клієнту (якщо в нього є нік у Telegram) і Записати — записати на візит прямо з картки (як — у статті про записи вручну).

• «Візити» — скільки візитів проведено. Якщо клієнт записував інших людей, нижче — «з них N — записи для інших людей» (як це працює — у статті про запис іншої людини).
• Під візитами — «Скасувань: N» і червоним «Неявок: N», якщо клієнт не приходив (як відмітити неявку — у статті про клієнтів, які не прийшли). Клієнт часто скасовує або не приходить — привід попросити передоплату.
• «Останній візит» — дата і скільки днів тому.
• «Виторг» — сума за проведені візити (кожна валюта окремим рядком), під нею «Середній чек» і «Ще заплановано» — сума майбутніх записів.
• «Усі майбутні» та «Історія візитів» — дата, час, послуга, сума і статус: «Завершено», «Скасовано» або «Неявка». Торкніться запису — відкриються його деталі.

Ім'я і телефон, які прийшли з Telegram, змінити може лише сам клієнт. У картці, яку завели ви, є Змінити.

Нотатки

Блок «Нотатки · бачите тільки ви» — це стрічка: кожна нотатка окремо, з датою. Натискаєте Додати і записуєте алергію, улюблений відтінок, побажання. Одна нотатка — до 2000 символів.

• Закріплена нотатка. Найважливіше — наприклад, алергію — закріпіть: Закріпити вгорі, і нотатка завжди буде першою.
• Нотатка до візиту. Що робили і чим — у деталях запису, блок «Нотатка до візиту». Вона з'являється і в стрічці картки, і першим рядком в історії візитів.
• «Минулого разу». Коли клієнт запишеться знову, у деталях нового запису ви побачите блок «Минулого разу» з нотаткою з попереднього візиту.

Блокування і чорний список

Заблокувати в картці

Внизу картки — Заблокувати. Після підтвердження всі майбутні записи клієнта скасовуються, а він отримує одне повідомлення з переліком скасованих записів — без слова «бан». Записатися до вас знову чи потрапити до списку очікування він уже не зможе. Розблокувати можна в тій самій картці.

Чорний список за номером

Блокування з картки діє на профіль у Telegram. Щоб людина не обійшла його новим акаунтом, внесіть її номер у Чорний список — кнопка над списком клієнтів. З цим номером до вас не записатися: перевіряється і номер, який вказали при записі, і номер у профілі.

Вивантаження бази в Excel

«Налаштування» → «Експорт бази (.xlsx)» → Сформувати звіт. Бот надішле файл вам в особисті повідомлення. У ньому окремі аркуші: клієнти (з нотатками), записи (з нотатками до візитів), послуги, список очікування і чорний список. У клієнта є колонка «Неявки», у запису — «Хто скасував»: клієнт, ви або «Невідомо» для старих скасувань. Якщо записи були в різних валютах, «Виторг» розбитий на колонки — по одній на валюту. Дати коректно відкриваються і в Excel, і в Numbers на Mac, і у «Файлах» на iPhone. Вивантажувати можна раз на добу.

Питання і відповіді