Клієнт не прийшов або скасував запис: що робити фахівцю

Що робити в ClientSync, коли клієнт скасував запис чи просто не прийшов: як відмітити неявку, де видно, хто скасовує найчастіше, і коли блокувати. Усе — у календарі та картці клієнта.

Нагадування

Частину неявок знімають нагадування. Бот пише клієнту за добу і в день візиту, а під повідомленням є кнопка 🗓 Керування записом: якщо плани змінилися, клієнт скасує або перенесе запис сам, і ви дізнаєтеся про це заздалегідь. Як налаштувати час нагадувань — у статті про автоматичні нагадування.

Клієнт скасував запис

1. Клієнт відкриває «Мої записи» і натискає Скасувати запис. Вікно спершу пропонує «Перенести на інший час» — тоді запис збережеться, ви отримаєте повідомлення про новий час.
2. Обирає «Скасувати зовсім» і пише причину — без неї запис не скасується.
3. Вам приходить повідомлення «Скасування запису клієнтом»: ім'я, телефон, послуга, дата, час і причина.

Якщо клієнт написав чи подзвонив, скасуйте запис самі: відкрийте його, натисніть Скасувати запис і в питанні «Хто ініціював скасування?» оберіть За проханням клієнта. Таке скасування рахується клієнту, а не вам. Як це виглядає — у статті про записи вручну.

Час, що звільнився, ClientSync одразу пропонує тим, хто стоїть у списку очікування на цей день і кому вистачає цього часу. Як це працює — у статті про список очікування. Список очікування — Premium-функція: він є в тарифі Pro і на весь пробний період.

Клієнт не прийшов

Неявку відмічають у деталях запису — окремим статусом «Неявка», а не скасуванням:

1. Відкрийте запис у «Календарі», у списку «На сьогодні» на «Головній» або в картці клієнта. Щойно час візиту настав, замість Скасувати запис з'являється кнопка Візит не відбувся….
2. У вікні «Що сталося з візитом?» оберіть «Клієнт не прийшов».
3. Натисніть Позначити.

У вікні три варіанти:

• «Клієнт не прийшов» — вважається неявкою. Причину писати не треба.
• «Клієнт попередив до початку візиту» — для випадку, коли клієнт написав чи подзвонив, а запис ви не встигли скасувати. Вважається скасуванням з боку клієнта.
• «Скасовано з моєї причини» — вважається скасуванням з вашого боку.

Неявка не входить у виторг і в «Візити» клієнта. Відмітили помилково — у деталях запису натисніть Повернути як проведений. Якщо цей час уже зайняв інший запис, повернути візит не вийде.

Якщо раніше ви відмічали неявку скасуванням без причини, у деталях такого запису є сіра кнопка Позначити як неявку — так старі записи можна перенести в неявки.

Хто скасовує і не приходить

У картці клієнта (вкладка «Клієнти» → ім'я) під кількістю візитів — «Скасувань: N», тут і скасування клієнтом, і ваші. Нижче червоним — «Неявок: N», якщо неявки були.

На «Головній» під «Записи на сьогодні» видно, що сталося з днем: «Скасувань: 1 · Неявок: 1». Самі скасовані записи і неявки лишаються в списку «На сьогодні» з позначкою — звідти ж можна зняти помилкову неявку.

Нижче в картці, в «Історії візитів», скасовані записи закреслені і мають позначку «Скасовано», неявки — «Неявка». Торкніться скасованого запису — у деталях буде причина: так видно, де клієнт захворів, а де змінилися плани.

Що з цим робити — вирішуєте ви: попередити клієнта особисто через Telegram у картці, домовитися про передоплату поза застосунком або заблокувати.

Блокування і чорний список

• Заблокувати внизу картки клієнта — усі його майбутні записи скасовуються, записатися до вас знову чи потрапити до списку очікування він уже не зможе.
• Чорний список над списком клієнтів — блокує номер телефону, щоб людина не записалася з нового акаунта Telegram.

Обидва діють тільки у вас, на запис до інших фахівців не впливають. Детальніше — у статті про клієнтську базу.

Питання і відповіді