Онлайн-запис для психолога в Telegram: розклад, нотатки, приватність

Як психологу вести запис на консультації в Telegram: не показувати особистий номер, тримати нотатки після сесій, планувати постійних клієнтів і працювати з тими, хто в іншій країні. Нижче — що для цього є в ClientSync, а чого поки немає.

Приватність: ваш номер і дані клієнтів

У «Налаштування» → «Профіль» усі контакти необов'язкові. Що не заповнили — на вітрині не показується:

• Телефон — залиште порожнім, і особистий номер ніде не з'явиться.
• Адреса (офіс / студія) — якщо працюєте тільки онлайн, теж порожня.
• Кнопка «Написати фахівцю» на вітрині — спочатку вимкнена. Увімкнете — клієнт відкриє чат з вами в Telegram за ніком, без номера.

Дані клієнтів:

• Нотатки про клієнта і до кожної сесії бачите тільки ви — клієнт їх не бачить ніде.
• Якщо підключите розклад до Google чи Apple Календаря, у події буде лише «Ім'я - Послуга». Телефони клієнтів у календар за замовчуванням не потрапляють (як підключити — у статті про Google і Apple Календар).

Сесії: тривалість і графік

У «Мої послуги» — консультації з тривалістю і ціною: «Перша зустріч» на 30 хвилин, індивідуальна на 50, парна на 80. Тривалість — від 5 хвилин до 12 годин.

У Графік роботи — робочі дні й години, перерва, Крок часу (10, 15, 30 хвилин або 1 година — через стільки клієнту пропонуються початки сесій) і Горизонт запису — на скільки днів наперед клієнти можуть записатися самі: від 14 днів до року. Деталі — у статті про графік і відпустки.

Нотатки після сесії

• Закріплена нотатка в картці клієнта — запит і домовленості («Тривога перед виступами. Зустрічі щовівторка о 18:00»). Вона завжди перша.
• Нотатка до візиту — у деталях запису: тема сесії, домашнє завдання, з чого почати наступного разу.
• «Минулого разу» — перед наступною сесією в деталях запису жовтий блок з нотаткою з попередньої.

Більше про картку клієнта і нотатки — у статті про клієнтську базу.

Постійні клієнти

Клієнт, який ходить щотижня, записується знову сам: у кабінеті, в «Історії», у минулій сесії є Повторити запис — відкривається вибір часу з тією ж консультацією. Або записуєте ви: Записати у його картці чи в календарі — клієнт отримає повідомлення про запис.

Підлітка може записати батько чи мати: у вікні «Підтвердження» вони вказують ім'я і телефон дитини.

Клієнти в інших часових поясах

Розклад ви ведете за своїм поясом — його обирають у «Налаштування» → Сповіщення → «Часовий пояс» (за замовчуванням Київ). Клієнт з іншої країни бачить і свій час:

• над сіткою часу — «Години вказано за часом фахівця» з прикладом «12:00 час фахівця → 11:00 ваш час»;
• у «Підтвердженні» і в «Мої записи» — його час поруч з вашим;
• у нагадуваннях — «18:00 (час фахівця) · 17:00 ваш час»;
• подія в його Google чи Apple Календарі стає на правильну годину.

Писати пояс в описі профілю більше не потрібно.

Посилання на зустріч, скасування, неявки

• Посилання на Zoom чи Meet окремого поля не має — надішліть його клієнту в Telegram. Можна вказати в описі, що посилання прийде в особисті повідомлення.
• Нагадування бот надсилає сам: за 24 або 48 годин і в день сесії — за 1, 2 або 3 години (див. статтю про нагадування).
• Скасувати клієнт може тільки з причиною, і вам одразу приходить повідомлення. Правила «скасування пізніше ніж за 24 години оплачується» в застосунку немає — домовляйтеся про нього на першій зустрічі і напишіть його на початку опису в Профіль: клієнт побачить його на вітрині ще до запису.
• Не прийшов — як відмітити неявку, у статті «Клієнт не прийшов або скасував запис».

Питання і відповіді